Manejo de Jornadas y App de Asistencias

Lo más importante 

Estos cuatro ajustes son los que más influyen en el cálculo de tu nómina. Tenlos presentes mientras configuras:

• Tipo de jornada: elige Diurna, Nocturna o Mixta según el horario real de trabajo. De esto dependen los límites legales que aplica Runa (más detalle en el Paso 1).

• Incidir asistencias en nómina: actívalo si quieres que los registros de asistencia generen incidencias en la nómina. Si no lo activas, las checadas solo quedan como registro.

• Base de horas extra: elige cómo se calculan las horas extra. La misma jornada da resultados distintos según la opción.

• Responsables de avisos: asigna a las personas que recibirán las alertas de la jornada. Sin responsables, las alertas no se envían.

La política de tiempo y asistencia activa es México LFT 2026. Solo configura condiciones superiores si tu empresa ofrece algo más favorable que la ley.

Configuración 

Paso 1. Configura tu jornada

La jornada se configura en cuatro bloques desde la opción Editar jornada. Los dos primeros son obligatorios; Alertas y Nómina e Incidencias son opcionales y puedes activarlos cuando los necesites.

1. Información general (obligatorio)

• Nombre: así identificarás la jornada al asignarla, por ejemplo “Oficina matutina”.

• Tipo de jornada: Diurna, Nocturna o Mixta. Elige el tipo según el horario en que trabajan tus colaboradores:

• Zona horaria: define la hora con la que se registran las entradas, salidas y descansos. Si tienes sedes en diferentes zonas horarias, crea una jornada para cada una.

2. Días y horarios (obligatorio)

• Patrón del horario: semana regular o ciclo rotativo de hasta 8 semanas. Con la Vista previa del ciclo puedes revisar y copiar horarios entre días.
   

• Horario por día: días laborables, hora de entrada, hora de salida y horario de comida (opcional).

• Tratamiento del descanso: si marcas la casilla Considerar pagado cuando el empleado no puede salir del lugar de trabajo, el tiempo de comida cuenta como parte de la jornada. Esto aplica cuando la empresa no permite que el colaborador salga de las instalaciones durante su descanso o comida (artículo 64 de la LFT). Si el colaborador puede salir a comer o descansar a donde quiera, ese tiempo no forma parte de la jornada y no marques la casilla.
   

• Suma de horas para jornada: es la referencia que usa Runa para calcular pagos parciales y horas extra por tiempo total. Tienes tres opciones:

• 8 horas: toma siempre 8 horas como jornada completa.

• Jornada del turno: toma la duración del turno, de la entrada a la salida.

• Jornada del turno menos comida: toma la duración del turno sin contar el horario de comida.

3. Alertas (opcional)

• Tiempos de control: minutos de tolerancia para entrada anticipada, entrada faltante y salida faltante, y después de cuántos minutos se escala la alerta. Por ejemplo: 5 minutos para entrada y salida faltante, y escalar a los 30 minutos.
   

• Responsables de avisos: los administradores que reciben las alertas. Si no eliges a nadie, los avisos de esta jornada quedan desactivados.
  
  

4. Nómina e incidencias (opcional)

• Incidir asistencias en nómina: si lo activas, las checadas generan incidencias para el cálculo de nómina. Si no, solo quedan como registro.

• Compensación de retardos: calcula retardos y horas extra por separado, o compensa el retardo con el tiempo adicional trabajado.

• Base para horas extra: tiempo trabajado después de la salida programada, o tiempo total trabajado (ver ejemplo abajo).

Ejemplo de base para horas extra. Una jornada de 8 horas, un colaborador que llega 60 minutos tarde, se queda 120 minutos después de su salida y trabaja 9 horas en total.

Consideraciones importantes para tu nómina:

• Los minutos del ejemplo son antes de aplicar el mínimo, el redondeo y la aprobación.

• Los saldos de tiempo no se acumulan entre días.

• Todo lo que no configures con aprobación automática queda como solicitud pendiente en Eventos para que un administrador la revise. Solo lo aprobado incide en nómina.

• Si no activas Incidir asistencias en nómina, ninguna checada genera incidencias, aunque tengas configurados retardos u horas extra.

• Gestión de retardos: apruébalos automáticamente o permite que el colaborador solicite una justificación (puedes activar ambas).

• Horas extra: mínimo de minutos para generar una solicitud, conteo en horas enteras o en horas y minutos, y aprobación automática opcional.

• Domingos, descansos y festivos: el tiempo trabajado en estos días genera solicitudes en Eventos; las aprobadas inciden en nómina.

Paso 2. Configura tus sedes y asigna a tus colaboradores

Con tus jornadas listas, prepara todo para que tus colaboradores registren su asistencia desde la app Runa HR. 

Tus colaboradores pueden registrar su asistencia de dos formas: desde su propio celular con la app Runa HR (pasos 4 a 6) o desde una tablet compartida en tu sede (consulta Registro desde una tablet en modo kiosko, más abajo). Los pasos 1 a 3 aplican en ambos casos.

1. Registra tus sedes de trabajo. Entra a Eventos > Asistencias > Configuración > Sedes organizacionales y da de alta las ubicaciones donde trabajan tus colaboradores. Para cada sede configura la dirección, la zona horaria y, si quieres, una geocerca en metros para delimitar el área desde donde podrán registrar su asistencia.
   
   
    

2. Verifica tus días festivos. En Jornadas y festivos, revisa que los días festivos estén bien configurados; el sistema los toma en cuenta para el registro y cálculo de asistencias.

3. Asigna una jornada y una sede a cada colaborador. Desde la pestaña Empleados, selecciona a cada colaborador y asígnale su jornada y su sede. La sede puede tener geocerca o ser remota.

4. Pide a tus colaboradores que descarguen Runa HR. Cada colaborador debe:
   - Descargar Runa HR desde App Store (iOS) o Google Play (Android).
   - Iniciar sesión con el mismo usuario y contraseña que usa en la plataforma de Runa.
   - Aceptar los términos y condiciones y el aviso de privacidad.

5. Genera el código de enrolamiento biométrico. Este paso lo hace un administrador con permisos de Superadmin:
   - Entra a Asistencias > Empleados y busca al colaborador.
   - Verifica que en Biometría aparezca el estatus Enrolamiento pendiente.
   - Haz clic en Enrolar y comparte con el colaborador el código QR o el código de enrolamiento.

   Importante: el código tiene fecha y hora de vencimiento. Compártelo justo cuando el colaborador esté listo para enrolarse.

6. Indica a tus colaboradores cómo completar su enrolamiento. Desde la app Runa HR, el colaborador:
   - Escanea el código QR con Abrir lector QR, o escribe su código y toca Continuar con código.
   - Sigue las indicaciones y se coloca frente a la cámara, con buena luz de frente.
   - Listo: desde ese momento puede registrar sus entradas (check-in) y salidas (check-out) en la app.

Antes de enrolar, asegúrate de que:

• El colaborador tenga instalada Runa HR y haya iniciado sesión (si se enrola desde su celular).

• El colaborador cuente con su consentimiento biométrico vigente.

• Tú, como administrador, hayas verificado recientemente tu autenticación multifactor (MFA, el código adicional de seguridad con el que confirmas tu identidad al entrar).

Sobre la información biométrica: la foto del enrolamiento queda registrada para fines de auditoría, no se incluye en las exportaciones de información y se puede eliminar.

Registro desde una tablet en modo kiosko

Si tus colaboradores no van a registrar su asistencia desde su celular, puedes habilitar una tablet en tu sede como dispositivo compartido. Después de completar los pasos 1 a 3:

1. Envía la invitación por correo. El administrador envía un correo al colaborador para que acepte los términos y condiciones y el aviso de privacidad.

2. Activa la tablet como kiosko. Un administrador inicia sesión una sola vez en la app Runa HR de la tablet. Desde ese momento, la tablet queda lista para que tus colaboradores la usen.

3. Enrola al colaborador en la tablet. Genera su código de enrolamiento como en el paso 5 y compártelo con él. El colaborador escanea el código QR o escribe su código en la tablet y completa su captura facial.

4. Registra entradas y salidas. Para registrar su asistencia en la tablet, el colaborador ingresa su código de asistencia, que aparece en la pestaña Personal de su perfil.
    

Paso 3. Revisa la operación diaria

Todo el día a día está en Eventos > Asistencias, organizado en seis pestañas. Para revisar el caso de un colaborador, empieza por Calendario.

En todas las vistas puedes buscar por ID, nombre o correo y filtrar por rango de fechas.

Especificaciones recomendadas para dispositivos

Para que el reconocimiento facial y el registro de asistencia funcionen bien, te recomendamos que los dispositivos cumplan con estas especificaciones, sobre todo las tablets que vas a usar en modo kiosko:

Equipo recomendado para kiosko

• Tablet: Samsung Galaxy Tab A11+ 5G de 11", pantalla 1920×1200 (WUXGA), 128 GB de almacenamiento, 6 GB de RAM y Android 16.

• Soporte: de pared antirrobo con bloqueo, todo de metal e inclinable, compatible con Galaxy Tab A11+ y A9+.

• Gestión: un MDM (Mobile Device Manager) para administrar la tablet y sus aplicaciones, con la configuración de la instancia de tu empresa y el onboarding de las tablets.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas o quieres que revisemos tu configuración juntos, escríbenos y con gusto te ayudamos.

FAQ

¿Cada cuánto tienen que registrar de nuevo el biométrico?

No es necesario volver a registrar los biométricos cada 90 días. El ajuste de 1 a 365 días, con 90 días recomendados, indica cuánto tiempo se conservan las fotos biométricas: las de las checadas y la del enrolamiento inicial.

La plantilla facial que permite reconocer al colaborador se almacena por separado y no caduca por ese plazo. Cada foto tiene su propio vencimiento y se elimina automáticamente después, salvo que exista una retención legal.

Esto no borra los registros de asistencia ni obliga al colaborador a enrolarse nuevamente. Un nuevo enrolamiento puede ser necesario si se elimina o reemplaza el anterior, o si una actualización del sistema lo requiere.