Un viático es dinero que se entrega a los empleados como anticipo para gastos en viajes laborales. En Runa puedes controlar esos gastos de una manera sencilla, te mostramos cómo funciona.
- Dirígete a la pestaña nóminas dentro del menú morado del lado izquierdo y selecciona viáticos. Ahí deberás seleccionar la compañía de la cual quieras revisar los viáticos dando click en continuar.
- Da click en Nueva nómina.
- Selecciona el nombre y los datos generales de este anticipo de viáticos y da click en guardar.
En la sección de viáticos verás 3 pestañas:
- Anticipos: podrás crear una nómina de pago de anticipo de viático seleccionando la opción de “Nueva nómina”. Solo deberás colocar el monto correspondiente que deseas agregar, y así pagar, timbrar y completar el anticipo.
- Comprobaciones: podrás colocar el desglose de los gastos comprobados por el empleado (alimentación, transporte, hospedaje, entre otros). Luego, el sistema te hará saber si hay diferencia a favor del empleado o de la empresa. También podrás autorizar un monto sin devolución (aquellos montos que no tengan un comprobante pero autorizas no cobrarle al empleado) y así el sistema podrá determinar el importe exento o gravado del viático, para poder descontar o adicionar algún monto al trabajador.
Los viáticos que compruebes se verán reflejado en la próxima nómina ordinaria que se le generé al empleado, donde se determinará cuánto fue viático gravado o exento y consultar si existió una devolución al trabajador.
- Históricos: podrás ver el historicos de todos los viáticos que has creado y descargar el acumulado para tener un mejor control de estos gastos.
Consideraciones:
- No podrás agregar archivos que comprueben los gastos, solamente ingresar los montos.
- En caso de existir un viático pendiente para un empleado al cual se le ha generado una liquidación, no se podrán comprobar posteriormente, por tanto es importante comprobar y timbrar la segunda nómina ordinaria antes de completar la liquidación.
- Si no tienes comprobantes para viáticos, puedes registrarlos como “Otros o “Viáticos sin comprobante”, sin embargo sólo se considerará un máximo de viático exento equivalente al 20% del anticipo y no puede rebasar el límite de exento anual de $15,000 para conceptos de "Otros" y "Viáticos Sin Comprobante" según la ley.
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Actualmente en Runa no se incluye la comprobación de los gastos para determinar qué conceptos son o no viáticos. Esto el cliente lo hace por fuera de Runa.